ظرفیت دستگاه حضور و غیاب برای کاربران و ثبت تردد چقدر است؟

وقتی این سؤال را می‌پرسی، یعنی دقیقاً وارد مهم‌ترین قسمت خرید دستگاه حضور و غیاب شده‌ای؛ چون «ظرفیت» همان عددی است که اگر درست انتخاب نشود، بعداً یا مجبور می‌شوی زودتر از موعد دستگاه را عوض کنی، یا از روز اول هزینه اضافه داده‌ای بدون اینکه واقعاً چیزی گیرت آمده باشد. نکته اینجاست که خیلی‌ها ظرفیت را فقط «تعداد کاربر» می‌بینند، اما در عمل ظرفیت دستگاه حضور و غیاب یک مفهوم چندبُعدی است و باید چند عدد را هم‌زمان بفهمی و کنار هم قرار بدهی.

در بازار معمولاً با این ظرفیت‌ها روبه‌رو هستی: ظرفیت کاربران، ظرفیت اثر انگشت، ظرفیت کارت، ظرفیت چهره (در مدل‌های فیس)، و ظرفیت ثبت تردد یا همان لاگ‌ها. هرکدام از این‌ها اگر کم انتخاب شود، یک نوع گلوگاه می‌سازد. مثلاً ممکن است دستگاه «کاربر زیاد» را پشتیبانی کند، ولی «لاگ کم» داشته باشد و در یک محیط پرتردد بعد از مدتی لاگ‌های قدیمی را از دست بدهی. یا برعکس، لاگ خیلی بالا داشته باشد اما ظرفیت اثر انگشت پایین باشد و در زمان ثبت اولیه پرسنل گیر کنی.

ظرفیت‌های دستگاه حضور و غیاب دقیقاً چه چیزهایی هستند؟

ظرفیت کاربران (User Capacity)

این عدد می‌گوید دستگاه چند نفر را می‌تواند به عنوان کاربر تعریف کند. در بعضی مدل‌ها این ظرفیت با «تعداد کاربر» اعلام می‌شود و در مدل‌های تشخیص چهره ممکن است جداگانه «تعداد چهره» هم داشته باشیم. این ظرفیت معمولاً برای سازمان‌هایی که تعداد پرسنل ثابت و مشخص دارند مهم است، اما به تنهایی تعیین‌کننده نیست. چون خیلی وقت‌ها محدودیت واقعی از جای دیگری می‌آید؛ مثل تعداد اثر انگشت یا حافظه تردد. یکی از پر ظرفت ترین دستگاه های حضور و غیاب برای کارخانه ها و سازمان های بزرگ دستگاه حضور و غیاب SpeedFace V5L است که حافظه تردد بسیار زیادی دارد و از قابلیت تشخیص چهره بیومتریک نیز برخوردار است.

ظرفیت اثر انگشت (Fingerprint Templates)

این بخش دقیقاً همان‌جایی است که بیشتر سوءبرداشت‌ها اتفاق می‌افتد. «ظرفیت اثر انگشت» یعنی تعداد الگوهای اثر انگشت (Template) که دستگاه می‌تواند ذخیره کند؛ نه تعداد نفرات. هر نفر می‌تواند ۱ انگشت داشته باشد یا ۲ انگشت یا حتی ۱۰ انگشت. پس اگر دستگاهی ظرفیت ۱۰۰۰ اثر انگشت دارد، ممکن است برای ۱۰۰۰ نفر جواب بدهد (اگر برای هر نفر فقط ۱ انگشت ثبت کنی)، ولی همان دستگاه برای ۲۵۰ نفر هم ممکن است کم بیاورد (اگر برای هر نفر ۴ انگشت ثبت کنی).

ظرفیت کارت (Card Capacity)

در خیلی از سازمان‌ها کارت به عنوان روش پشتیبان عالی است؛ هم ثبت کاربر سریع‌تر می‌شود، هم اگر اثر انگشت کسی مشکل داشته باشد (خشکی پوست، کار صنعتی، دستکش، آلودگی) کار کارت راه را باز می‌کند. اما اگر ظرفیت کارت پایین باشد و سازمان بزرگ شود، مجبور می‌شوی بخشی از پرسنل را با روش دیگری مدیریت کنی و این یعنی چندپارگی در عملیات.

ظرفیت چهره (Face Capacity)

در دستگاه‌های تشخیص چهره، ظرفیت چهره جداگانه مطرح می‌شود. این ظرفیت برای سازمان‌های پرتردد مزیت دارد چون سرعت عبور را بالا می‌برد و اصطکاک کاربر را کم می‌کند. با این حال، باز هم ظرفیت چهره به تنهایی کافی نیست؛ چون معمولاً سازمان‌ها یک روش جایگزین هم می‌خواهند (مثلاً کارت یا اثر انگشت).

ظرفیت ثبت تردد (Log / Records)

این ظرفیت می‌گوید دستگاه چند رکورد ورود و خروج را می‌تواند در حافظه نگه دارد. رکورد یعنی یک «رویداد تردد» شامل شناسه کاربر، تاریخ و ساعت، و نوع تردد. اگر این عدد کم باشد و شما دستگاه را دیر به دیر تخلیه کنید، لاگ‌های قدیمی‌تر پاک می‌شوند یا دستگاه به نوعی به سقف حافظه می‌رسد و شروع به جایگزینی داده‌های قدیمی می‌کند. برای حقوق و دستمزد، اختلافات حضور و غیاب، بازرسی‌ها و گزارش‌های ماهانه، این موضوع می‌تواند دردسر واقعی بسازد.

ظرفیت اثر انگشت یعنی چند نفر؟ یک تبدیل عملی و واقعی

برای اینکه عددها «قابل لمس» شوند، بهترین کار این است که ظرفیت اثر انگشت را به ظرفیت نفر تبدیل کنی؛ اما با یک فرض واقع‌بینانه. تجربه عملی در شرکت‌ها معمولاً این است:

• حداقل منطقی: ۲ انگشت برای هر نفر (اصلی + پشتیبان)
• محیط صنعتی/پرتردد: ۳ تا ۴ انگشت برای هر نفر
• خیلی سخت‌گیرانه: ۵ تا ۱۰ انگشت (کمتر رایج، زمان ثبت طولانی، نگهداری سخت‌تر)

پس یک راه سریع این است:

تعداد نفر قابل پوشش ≈ ظرفیت اثر انگشت ÷ تعداد انگشت ثبت‌شده برای هر نفر

مثال:

• ظرفیت ۱۰۰۰ اثر انگشت
  • اگر ۲ انگشت برای هر نفر → حدود ۵۰۰ نفر
  • اگر ۴ انگشت برای هر نفر → حدود ۲۵۰ نفر

این نگاه باعث می‌شود انتخابت واقع‌گرایانه‌تر باشد و فقط با دیدن یک عدد بزرگ هیجان‌زده نشوی.

ظرفیت ثبت تردد چقدر باید باشد؟ محاسبه سرانگشتی اما کاربردی

برای ظرفیت لاگ، یک محاسبه ساده بهت کمک می‌کند:

• اکثر کارمندها در روز ۲ تردد دارند (ورود و خروج)
• برخی مجموعه‌ها با مرخصی ساعتی، خروج بین‌کار، ماموریت و… ممکن است ۳ تا ۶ تردد هم داشته باشند

حالا فرض کنیم:

• ۱۰۰ نفر پرسنل
• میانگین ۲ تردد در روز
  → ۲۰۰ رکورد در روز
  → حدود ۶۰۰۰ رکورد در ماه

پس اگر دستگاه ۵۰,۰۰۰ رکورد لاگ داشته باشد، در چنین مجموعه‌ای حدوداً ۸ ماه لاگ را نگه می‌دارد (در حالت ایده‌آل). اما اگر مجموعه‌ات پرتردد باشد و میانگین تردد روزانه به ۴ برسد، همین عدد نصف می‌شود. بنابراین اگر تخلیه اطلاعات منظم انجام نمی‌دهی یا احتمال قطعی شبکه و آفلاین بودن زیاد است، ظرفیت لاگ را بزرگ‌تر انتخاب کن.

جدول مقایسه ظرفیت چند مدل از محصولات فراتکنو

این جدول با تمرکز روی «ظرفیت‌های تصمیم‌ساز» آماده شده: چهره، اثر انگشت، کارت و لاگ تردد. (در مدل‌هایی که یک روش را ندارند، “ندارد” درج شده است.)

انتخاب ظرفیت درست بر اساس سناریوی کسب‌وکار

۱) کسب‌وکار کوچک (تا حدود ۳۰–۵۰ نفر)

در شرکت‌های کوچک معمولاً هدف این است که سیستم ساده، قابل اعتماد و کم‌هزینه باشد. اگر فقط اثر انگشت می‌خواهی و روزانه ترددها محدود است، ظرفیت ۵۰۰ اثر انگشت برای خیلی از تیم‌ها کافی است؛ به شرط اینکه برای هر نفر ۱ تا ۲ انگشت ثبت کنی و انتظار رشد انفجاری نداشته باشی. نکته مهم در این رده این است که «کیفیت اجرا» از «عدد ظرفیت» مهم‌تر می‌شود؛ یعنی جای‌گذاری دستگاه، تعریف شیفت‌ها، و خروجی‌گیری درست نرم‌افزار، نتیجه را می‌سازد.

مزیت انتخاب ظرفیت متعادل: هزینه اولیه پایین‌تر و راه‌اندازی سریع‌تر
عیب انتخاب ظرفیت خیلی پایین: اگر رشد داشته باشی یا چند انگشت ثبت کنی، زود به سقف می‌خوری

۲) شرکت متوسط (حدود ۵۰–۲۰۰ نفر)

در این رده، سازمان معمولاً شیفت دارد، مرخصی ساعتی دارد، و اختلافات حضور و غیاب هم بیشتر می‌شود. بنابراین ظرفیت لاگ اهمیت بیشتری پیدا می‌کند، چون گزارش‌گیری ماهانه و مقایسه‌ها جدی‌تر می‌شوند. از طرف دیگر، بهتر است ظرفیت اثر انگشت را طوری بگیری که برای هر نفر حداقل ۲ انگشت ثبت کنی و هنوز حاشیه رشد داشته باشی. اگر شرکتت محیط صنعتی است، واقعاً پیشنهاد می‌کنم تعداد انگشت ثبت‌شده را ۳ یا ۴ در نظر بگیری، چون آسیب‌های پوستی و خطاهای اثر انگشت در محیط‌های کارگاهی بیشتر دیده می‌شود.

۳) سازمان بزرگ (۲۰۰ نفر به بالا یا چند واحد/چند شیفت)

اینجا دیگر «فقط دستگاه» کافی نیست؛ باید به «سیاست ثبت تردد» نگاه کنی. یعنی تصمیم بگیری روش اصلی چی باشد و روش پشتیبان چیست. سازمان‌های بزرگ معمولاً به ظرفیت‌های بالاتر نیاز دارند چون هم تعداد نفرات زیاد است و هم در طول زمان مجبور می‌شوند داده‌ها را برای دوره‌های طولانی‌تر نگه دارند. در این سطح، داشتن ظرفیت اثر انگشت ۳۰۰۰ به بالا و ظرفیت لاگ بزرگ‌تر (مثلاً ۱۲۰,۰۰۰ تا ۵۰۰,۰۰۰) خیال را راحت‌تر می‌کند؛ مخصوصاً اگر تخلیه اطلاعات منظم نباشد.

سه اشتباه رایج که باعث انتخاب غلط ظرفیت می‌شود

اشتباه ۱: یکی گرفتن «تعداد کاربر» با «تعداد اثر انگشت»

این اشتباه کلاسیک است. وقتی کاتالوگ می‌گوید «۱۰۰۰ اثر انگشت» خیلی‌ها فکر می‌کنند یعنی ۱۰۰۰ نفر. اما همان‌طور که گفتیم، این یعنی ۱۰۰۰ الگو. اگر برای هر نفر ۲ انگشت تعریف کنی، همین دستگاه برای ۵۰۰ نفر طراحی می‌شود، نه ۱۰۰۰ نفر.

اشتباه ۲: ثبت تعداد زیاد انگشت برای هر نفر بدون برنامه

ثبت ۵ تا ۱۰ انگشت برای هر نفر شاید از نظر تئوری جذاب باشد، اما در عمل:

• زمان ثبت اولیه را خیلی طولانی می‌کند
• احتمال بی‌نظمی در دیتابیس را بالا می‌برد
• ظرفیت را سریع‌تر پر می‌کند
  برای اکثر شرکت‌ها، ۲ انگشت + یک روش جایگزین (کارت یا رمز) تعادل بهتری می‌دهد.

اشتباه ۳: بی‌توجهی به ظرفیت لاگ و نحوه تخلیه اطلاعات

اگر شبکه قطع می‌شود، اگر دستگاه آفلاین کار می‌کند، یا اگر خروجی‌گیری منظم ندارید، ظرفیت لاگ کم می‌تواند باعث از دست رفتن داده شود. نتیجه‌اش هم معمولاً این است که آخر ماه برای حقوق و دستمزد، گزارش ناقص می‌گیری و تازه می‌فهمی مشکل از کجاست.

چک‌لیست سریع برای تصمیم‌گیری ظرفیت دستگاه حضور و غیاب

قبل از خرید این ۵ سؤال را جواب بده:

1. چند نفر پرسنل داری و تا ۱۲ ماه آینده چقدر رشد می‌کنی؟
2. برای هر نفر چند انگشت ثبت می‌کنی؟
3. روش پشتیبان چیست؟ کارت؟ رمز؟ چهره؟
4. روزانه به طور میانگین چند تردد ثبت می‌شود؟ (۲ یا بیشتر؟)
5. داده‌ها را هر چند وقت یک‌بار تخلیه می‌کنی؟ روزانه/هفتگی/ماهانه؟

یک فرمول عملی برای ظرفیت اثر انگشت:

ظرفیت اثر انگشت موردنیاز = (تعداد پرسنل × تعداد انگشت برای هر نفر) + ۱۰٪ حاشیه

مثال واقعی:

• ۱۸۰ نفر × ۲ انگشت = ۳۶۰ الگو
• ۱۰٪ ≈ ۴۰۰ الگو
  در این حالت دستگاه‌های ۵۰۰ الگو «کافی» هستند، اما اگر می‌خواهی رشد داشته باشی یا محیط صنعتی است، رفتن به ۱۰۰۰ یا ۲۰۰۰ الگو منطقی‌تر می‌شود.

جمع‌بندی:

پس «ظرفیت دستگاه حضور و غیاب برای کاربران و ثبت تردد چقدر است؟» یک جواب عددی ثابت ندارد، چون به مدل دستگاه و سیاست ثبت شما وابسته است. اما اگر بخواهم به زبان تصمیم‌گیری خلاصه کنم:

• ظرفیت کاربران فقط یک قسمت ماجراست؛ ظرفیت اثر انگشت و ظرفیت ثبت تردد معمولاً تعیین‌کننده‌ترند.
• ظرفیت اثر انگشت یعنی تعداد الگو؛ پس با تعداد انگشت برای هر نفر باید تبدیلش کنی به تعداد نفر.
• ظرفیت ثبت تردد وقتی مهم می‌شود که پرتردد هستی، آفلاین کار می‌کنی، یا خروجی‌گیری‌ات منظم نیست.
• بهترین انتخاب، انتخابی است که هم نیاز امروز را پوشش بدهد، هم ۱۲ تا ۲۴ ماه رشد را بدون فشار مدیریت کند.