چرا جلسات شما نتیجه نمی‌دهند؟ راهکارهایی که باید بدانید
جلسات در سازمان‌ها و ادارات به ظاهر ضروری به نظر می‌آیند اما برخی اوقات صرفا باعث تلف کردن وقت و انرژی می‌شوند. در بسیاری از مواقع جلسات نه تنها فرصتی برای تبادل نظر و تصمیم گیری نیستند؛ بلکه سردرگمی را در افزایش می‌دهند. آیا تا به حال از خود پرسیده‌اید که چرا اکثر جلسات به این سرنوشت شوم دچار می‌شوند؟ چرا در جلسات و گردهمایی‌های گروهی در یک سازمان کلاف سردرگمی حل نمی‌شود؟ ما در این مقاله قصد داریم شما را با دلایل ناکارآمد شدن جلسات و راهکارهای برای مقابله با این شرایط آشنا کنیم.
چرا جلسات بی نتیجه می‌مانند؟
رسالت اصلی جلسات در محیط‌های اداری، تعامل تمامی شرکت کنندگان برای بحث و تصمیم گیری در موضوعات مختلف است. اما همگی ما بارها شاهد جلساتی بودیم که تنها یک یا دو نفر صحبت می‌کنند و بقیه فقط شنونده‌اند. عدم تعامل واقعی تمامی شرکت کنندگان از مهم‌ترین موانع بر سر راه برگزاری جلسات موثر به حساب می‌آید. از دیگر عواملی که باعث کاهش بازدهی و اثر بخشی جلسات می‌شوند؛ می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
برنامه ریزی ضعیف و عدم آمادگی لازم
بی نظمی یکی از اصلی‌ترین دلایلی است که جلسات را به مرز شکست می‌رساند. جلساتی که دستور کار مشخصی نداشته باشند؛ صرفا به بحث‌های طولانی و بی هدف تبدیل می‌شوند. آگاهی دادن به اعضا در مورد موضوعات کلیدی جلسه، آمادگی هر یک از افراد پیش از جلسه را افزایش می‌دهد. این موضوع باعث می‌شود تا درصد مشارکت هر یک از افراد در بحث‌ها افزایش یابد. تصمیم‌هایی که بعد از این جلسات گرفته می‌شود به وضوح موثرتر هستند.
عدم تمرکز و وجود عوامل حواس پرتی
حواس پرتی یکی از بزرگترین سد‌هایی است که بر سر راه برگزاری جلسات موثر قرار می‌گیرد. چک کردن مداوم تلفن همراه سر جلسات به بهانه بررسی ایمیل‌ها، از عوامل مهم ایجاد کننده حواس پرتی به حساب می‌آید. یک پیام ساده می‌تواند دقت هر یک از افراد را از موضوع اصلی منحرف کند. قرارگیری اتاق جلسه در محلی شلوغ و پر رفت و آمد نیز تمرکز شرکت کنندگان را کاهش می‌دهد.
فضای نامناسب برای برگزاری جلسات
یک محیط حرفه و کارآمد، به برگزاری جلسات هرچه موثرتر کمک می‌کند. نحوه چیدمان اجزای مختلف و طراحی اتاق کنفرانس به طور مستقیم بر روی تمرکز هر یک از افراد تاثیر می‌گذارد. شلوغ بودن فضای اتاق جلسات باعث پرت شدن حواس افراد می‌شود همچنین چیدمان نامناسب نیز مشارکت افراد در جلسه را به حداقل می‌رساند. علاوه بر چیدمان و راحتی صندلی‌ها، میزان نور نیز تمرکز افراد را تحت تاثیر قرار می‌دهد. نورپردازی نامناسب باعث خستگی چشم و سر درد شرکت کنندگان می‌شود.
استفاده نکردن از ابزارهای مدرن
ابزارهای دیجیتال به مدیریت هرچه بهتر جلسات کمک می‌کند. نرم افزار‌های مختلف و نمایشگرهای دیجیتالی باعث نمایش با کیفیت‌تر محتواها می‌شوند. کاغذهای پرینت شده بهره وری جلسات را چندین برابر کم‌تر می‌کنند. زمانی که صرف ارائه ایده به صورت سنتی می‌شود؛ به مراتب بیشتر از ارائه با اسلاید و نمایشگرهای دیجیتال است. ابزارهای مدرن به استفاده موثرتر از زمان جلسه کمک می‌کنند.
راهکارهای عملی برای داشتن جلسات موثر
برگزاری جلسات موثر به فاکتور‌های متعددی بستگی دارد. وجود یک مدیر با تجربه و برنامه ریزی مناسب هم گاهی نمی‌تواند کاری از پیش ببرد. کنار هم قرار گرفتن فضای کاری حرفه‌ای و مدرن، تکنیک‌های مدیریتی و ابزارهای هوشمند بازدهی جلسات را افزایش می‌دهند. اگر شما هم به دنبال راهی برای ایجاد تغییر در جلسات کاری خود هستید؛ راهکارهای زیر را دنبال کنید.
طراحی بهتر؛ راهی برای مشارکت حداکثری همه افراد
نحوه طراحی فضای جلسه و کنار هم قرار گرفتن هر یک از اجزا، بر روی مشارکت افراد و برگزاری جلسه تاثیر می‌گذارند. چیدمان صندلی‌ها به دور یک میز دایره یا بیضی شکل، همفکری افراد باهم در حین بحث‌ها را افزایش می‌دهد. توجه به راحتی صندلی‌ها و در عین حال حفظ شدن رسمی بودن جلسه نیز مهم است. صندلی و میز‌ها باید راحتی لازم را داشته باشند تا در طول جلسات باعث خستگی افراد نشوند.
نورپردازی مناسب و انتخاب رنگ دیوار‌ها و اجزای مختلف دکوراسیون، بر روی مشارکت افراد تاثیر می‌گذارد. نور کم در اتاق جلسه باعث خستگی چشم و افزایش تمایل به زودتر تمام شدن جلسه می‌شود. ترکیب پنجره‌های بزرگ و نور گیر در کنار نور مصنوعی با رنگ گرم، انتخاب مناسبی برای اتاق کنفرانس است.
استفاده از فناوری‌های هوشمند
امروزه فناوری‌های هوشمند به استفاده بهینه از زمان در طول جلسات کمک به سزایی می‌کنند. کیفیت بالا این ابزارها، باعث افزایش تمرکز و خلاقیت همه شرکت کنندگان می‌شود. نرم افزار‌های مختلف و وجود تلویزیون سایز بزرگ، امکان برگزاری جلسات به صورت آنلاین را نیز فراهم می‌کند. با استفاده از نمایشگرهای دیجیتال و تخته‌های تعاملی، در وقت و هزینه نیز صرفه جویی می‌شود. این ابزارها امکان مشارکت همزمان همه افراد حتی کارمندان دورکار را نیز فراهم می‌کنند.
سیستم‌های هوشمند مدیریت جلسات نیز نظم روند برگزاری جلسات را افزایش می‌دهند. ثبت و خلاصه نویسی در طول جلسه با دقت بالا توسط این ابزارها به راحتی انجام می‌شود. همچنین خلاصه جلسه و مشخص شدن تصمیمات کلیدی نیز در کوتاه ترین زمان بعد از اتمام جلسه با کمک این ابزارها صورت می‌گیرد.
پیاده سازی ایده‌های مدرن برای افزایش مشارکت
برخی از افراد به دلیل ویژگی‌های شخصیتی خود؛ تمایل کم تری به صحبت در جمع دارند. با این حال می‌توان با کمک ایده‌های مختلفی، همه افراد را به داشتن مشارکت فعال در جلسه تشویق کرد. روش طوفان فکری (Brainstorming) ایده پردازی همه افراد را فعال می‌کند. همچنین با پرسیدن نظر و اختصاص دادن زمان مشخص برای ایده ها، می‌توانید شاهد مشارکت همه افراد باشید. در پایان جلسه نیز خلاصه ای از تصمیمات که در طول جلسه گرفته شد را به افراد ارائه دهید.
جلسات موثر؛ محرک اصلی سازمان‌های موفق
برگزاری مداوم جلسات بی کیفیت وقت و انرژی تیم کاری شما را هدر می‌دهد. جلسات سنتی که برنامه ریزی مشخصی ندارند؛ صرفا انگیزه افراد را از بین می‌برند. اما این پایان کار نیست و شما با رعایت چند راهکار ساده می‌توانید تغییری بزرگ در جلسات خود ایجاد کنید. استفاده از ابزارهای مدرن، طراحی مناسب و توجه به نحوه چیدمان؛ همگی در برگزاری یک جلسه حرفه‌ای موثر هستند. انجام تمامی این کارها می‌تواند جلسات کاری شما را از حالت خسته کننده به فرصتی برای پیشرفت تبدیل کند.
