سهمیهٔ ارز مسافرتی برای سفر کاری؛ سقف، شرایط و مدارک
کارشناس روابط عمومی
31 مرداد 1405
3۲41
هزینه ارزی سفر کاری بهتر است پیش از صدور بلیط و رزرو هتل مشخص شود. دلیل فقط نوسان نرخ نیست؛ سهمیه عمومی سفر خارجی سقف سالانه دارد و لزوما تمام مخارج یک مأموریت را پوشش نمیدهد. طبق مقررات فعلی، مسافر هوایی بالای ۵ سال میتواند سالانه تا معادل ۵۰۰ یورو ارز دریافت کند و عنوان کاری یا شخصی سفر، این سقف را بهخودیخود تغییر نمیدهد. در مقررات مربوط به دستگاههای استفادهکننده از بودجه عمومی، ارز مأموریت نیز مسیر جداگانهای دارد. برای شرکتها مهم است این دو موضوع با هم اشتباه نشوند.
سقف ارز مسافرتی و اینکه برای سفر کاری فرق دارد یا نه
پاسخ صریح این است که اگر کارمند از سهمیه عمومی سفر خارجی استفاده میکند، کاری بودن سفر سقف بیشتری برای او ایجاد نمیکند. در سامانه فعلی، معیار اصلی شخص مسافر و سفر خارجی هوایی است. هر شخص حقیقی بالای ۵ سال در طول سال تا سقف معادل ۵۰۰ یورو امکان دریافت دارد.
این قاعده از نظر سقف عمومی برای مدیری که با هدف مذاکره یا شرکت در نمایشگاه سفر میکند با فردی که سفر شخصی دارد تفاوتی ندارد. سامانه برای عنوانهایی مانند جلسه کاری، بازدید از نمایشگاه یا مذاکره تجاری، سقف جداگانه ۷۰۰ یا ۱۰۰۰ یورویی برای سهمیه شخصی تعریف نکرده است.
ثبت درخواست نیز به نام خود مسافر انجام میشود. شماره تلفن همراه باید متعلق به متقاضی باشد و بهای ارز و کارمزد از طریق کارت بانکی متعلق به ثبتکننده درخواست پرداخت شود. امکان ثبت درخواست از ۷ روز تقویمی پیش از تاریخ پرواز وجود دارد.
تحویل ارز پس از کنترل گذرنامه و در فرودگاه انجام میشود. متقاضی باید به باجه یا خودپرداز بانک عاملی مراجعه کند که هنگام ثبت درخواست انتخاب کرده است. در سازوکار فعلی، پرداخت ارز به دلار یا یورو پیشبینی شده است.
اگر مسافر پیش از پرواز موفق به دریافت ارز نشود اما کد تحویل را دریافت کرده باشد، طبق راهنمای مرکز مبادله میتواند حداکثر تا ۳۰ روز تقویمی پس از تاریخ پرواز، با ارائه مدارک اثبات انجام سفر موضوع دریافت را از شعب بانک عامل منتخب پیگیری کند.
در کنار سهمیه عمومی، مقررات مأموریت خارجی نیز وجود دارد؛ اما نباید آن را به همه شرکتها تعمیم داد. ضوابط رسمی ارز مأموریت خارجی برای وزارتخانهها، سازمانها و مؤسساتی که از بودجه عمومی استفاده میکنند، مقررات مشخصی دارد.
در مقابل، سایر شرکتها و مؤسساتی که از بودجه عمومی استفاده نمیکنند، در زمینه هزینه مأموریت کارکنان تابع مقررات و آییننامههای داخلی خود هستند. بنابراین صرف اینکه یک شرکت خصوصی کارمندش را برای جلسه یا مذاکره به خارج میفرستد، سهمیه شخصی او را به یک سهمیه ویژه مأموریت تبدیل نمیکند.
فرض کنید کارمندی برای یک مأموریت ۴ روزه به ۹۰۰ یورو بودجه نیاز دارد. اگر واجد شرایط دریافت سهمیه عمومی باشد، حداکثر معادل ۵۰۰ یورو در محدوده این سهمیه قرار میگیرد. برای ۴۰۰ یوروی باقیمانده، شرکت باید پیش از سفر روش تأمین یا پرداخت هزینهها را مشخص کند.
این روش میتواند شامل پرداخت مستقیم برخی هزینهها مانند هتل یا ثبتنام نمایشگاه، تعیین تنخواه یا بازپرداخت هزینهها پس از بازگشت باشد. شیوه دقیق باید با سیاست مالی و حسابداری همان شرکت سازگار باشد.
از نگاه واحد مالی، بهتر است سهمیه شخصی کارمند از بودجه کل سفر جدا دیده شود. اگر هزینه پیشبینیشده سفر ۱۲۰۰ یورو باشد، وجود سقف ۵۰۰ یورویی به این معنا نیست که کل بودجه ارزی شرکت به همان مقدار محدود میشود؛ فقط سقف همان سرفصل شخصی مشخص است.
در یک سفر تجاری، بهتر است پیش از حرکت معلوم باشد چه مقدار از هزینه را کارمند پرداخت میکند و کدام بخش مستقیما بر عهده شرکت است. اگر کارمند واجد شرایط از ارز مسافرتی استفاده کند، درخواست به نام خود او ثبت میشود و نباید آن را سهمیه مستقل شرکت دانست. رسید پرداخت و مبلغ ارز تحویلشده نیز میتواند در کنار صورتحساب هزینه برای تسویه داخلی نگهداری شود.
مدارک لازم برای کارمند و برای شرکت
مدارک موردنیاز برای دریافت سهمیه عمومی با اسناد داخلی مأموریت یکسان نیستند. فرایند خرید ارز به نام شخص مسافر انجام میشود و مدارک شرکت جای اطلاعات هویتی و سفر او را نمیگیرند.
مدارک و اطلاعات کارمند
- گذرنامه معتبر و مدارک لازم برای انجام سفر خارجی.
- بلیط قطعی پرواز و اطلاعات تاریخ و مسیر سفر.
- شماره تلفن همراه متعلق به خود متقاضی.
- کارت بانکی متعلق به ثبتکننده درخواست.
- کد تحویل صادرشده پس از ثبت و پرداخت موفق.
- مدارک سفر لازم برای کنترل خروج در فرودگاه.
در فرایند فعلی، هنگام ثبت درخواست نیازی به بارگذاری مجموعهای از فایلها و مدارک در سامانه نیست. اطلاعات متقاضی ثبت میشود و کنترل مدارک سفر در مرحله خروج و تحویل ارز انجام میگیرد.
اسناد پیشنهادی شرکت برای کنترل و تسویه داخلی
این موارد شرط بانک مرکزی برای دریافت سهمیه شخصی نیستند و بیشتر برای مدیریت مالی مأموریت در شرکت کاربرد دارند:
- نامه یا حکم داخلی مأموریت با نام کارمند، مقصد و تاریخ سفر.
- تأیید مدیر مربوط یا واحد منابع انسانی بر اساس رویه شرکت.
- بلیت، واچر هتل و فاکتور هزینههایی که شرکت پرداخت کرده است.
- رسید پرداخت ریالی خرید ارز در صورت بازپرداخت توسط شرکت.
- رسیدها و اسناد هزینههای انجامشده در مقصد.
- گزارش مأموریت یا فرم تسویه موردنیاز واحد مالی.
اگر یک سازمان مشمول ضوابط رسمی ارز مأموریت خارجی باشد، باید مدارک و تأییدیههای همان سرفصل را جداگانه بررسی کند. این موضوع را نباید با اسناد داخلی یک شرکت خصوصی یکسان دانست.
ثبت هزینه ارزی در حسابداری
بهتر است مبلغی که پیش از سفر در اختیار کارمند قرار میگیرد تا زمان ارائه مدارک نهایی از هزینه قطعی مأموریت تفکیک شود. پس از بازگشت، هزینه واقعی را میتوان با بلیط، فاکتور، رسید و مبلغ ارزی مصرفشده تطبیق داد.
اگر شرکت هزینه خرید ارز کارمند را بازپرداخت میکند، نگهداری رسید پرداخت ریالی و اطلاعات مبلغ ارز دریافتشده برای مستندسازی داخلی مفید است. نحوه ثبت نهایی باید با رویه حسابداری و الزامات مالیاتی همان کسبوکار هماهنگ شود.
چکلیست پیش از سفر کاری
- بودجه را به هزینه پرواز، اقامت، غذا، حملونقل و هزینههای کاری تقسیم کنید.
- بررسی کنید کارمند چه میزان از سقف سالانه معادل ۵۰۰ یورو را در اختیار دارد.
- از ۷ روز تقویمی پیش از پرواز امکان ثبت درخواست را بررسی کنید.
- شماره همراه و کارت بانکی را با مشخصات خود متقاضی تطبیق دهید.
- مشخص کنید کدام هزینهها مستقیما توسط شرکت پرداخت خواهند شد.
- برای نیاز بیشتر از سقف ۵۰۰ یورو، روش تأمین بخش باقیمانده را پیش از سفر تعیین کنید.
- نامه مأموریت، بلیط، واچر هتل و فاکتورهای مهم را در یک پرونده نگه دارید.
- مسئولیت پرداخت هزینههای مقصد را بین شرکت و کارمند از قبل مشخص کنید.
- مهلت و شیوه تسویه هزینهها پس از بازگشت را پیش از حرکت روشن کنید.
برای مأموریتی با بودجه ۹۰۰ یورو، این برنامهریزی نشان میدهد حداکثر معادل ۵۰۰ یورو میتواند در محدوده سهمیه عمومی فرد قرار گیرد و حدود ۴۰۰ یورو دیگر باید از ابتدا در بودجه شرکت تعیین تکلیف شود.
سوالات پرتکرار
۱. سهمیه ارز سفر کاری با سفر شخصی فرق دارد؟
در سهمیه عمومی سفر خارجی، خیر.
کاری بودن سفر بهتنهایی سقف بیشتری ایجاد نمیکند. شخص واجد شرایط سفر هوایی همان سقف سالانه تا معادل ۵۰۰ یورو را دارد. مقررات مأموریت خارجی برای برخی دستگاهها موضوعی جداگانه است.
۲. شرکت میتواند به نام کارمند ارز بگیرد؟
سهمیه عمومی به نام خود مسافر ثبت میشود.
شماره همراه و کارت بانکی مورد استفاده در فرایند باید با مشخصات ثبتکننده درخواست مطابقت داشته باشد. شرکت میتواند طبق سیاست داخلی هزینه را با کارمند تسویه کند، اما سهمیه شخصی کارمند به سهمیه شرکت تبدیل نمیشود.
۳. چند بار در سال میتوان اقدام کرد؟
ملاک قطعی، سقف سالانه قابل پرداخت به هر شخص است.
سقف فعلی در طول سال معادل ۵۰۰ یورو است. پیش از سفر دوم یا بعدی باید میزان سهمیه قابل استفاده در سامانه بررسی شود و نباید برای هر سفر یک سهمیه کامل ۵۰۰ یورویی جدید فرض کرد.
۴. مدارک شرکتی لازم است؟
برای ثبت سهمیه عمومی شخصی، مدرک شرکتی شرط مستقل سامانه نیست.
نامه مأموریت، فاکتورها و اسناد شرکت بیشتر برای بودجهبندی و تسویه داخلی کاربرد دارند. اگر یک دستگاه مشمول مقررات رسمی ارز مأموریت باشد، مدارک همان سرفصل باید جداگانه بررسی شود.
آیا برای سفرهای کاری کوتاهمدت هم همان سقف ارز مسافرتی در نظر گرفته میشود یا مدت زمان سفر روی مقدار ارز تأثیر دارد؟
در سهمیه عمومی، معیار اصلی نوع سفر و شرایط دریافت است و مدت زمان سفر بهتنهایی باعث افزایش سقف ارز نمیشود. بنابراین حتی برای مأموریتهای کوتاهمدت هم باید محدودیت سقف سالانه را در نظر گرفت.